1. Datenschutzerklärung

Erstellen Sie eine klare und verständliche Datenschutzerklärung, die den Gästen zugänglich ist. Diese Erklärung sollte Informationen darüber enthalten, welche personenbezogenen Daten erhoben werden, warum diese Daten erhoben werden, wie sie verarbeitet und gespeichert werden und welche Rechte die Gäste in Bezug auf ihre Daten haben.

Wichtige Punkte in der Datenschutzerklärung:

• Verantwortlicher: Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich? (z.B. Betreiber des “Apart. Oberhof”)
• Zweck der Datenverarbeitung: Warum werden die Daten gesammelt? (z.B. zur Buchungsabwicklung, zur Kommunikation oder zur Rechnungsstellung)
• Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Nach DSGVO kann dies auf Grundlage einer Einwilligung, eines Vertrages oder einer rechtlichen Verpflichtung erfolgen.
• Datenkategorien: Welche Daten werden erhoben (z.B. Name, Adresse, Zahlungsinformationen)?
• Speicherdauer: Wie lange werden die Daten gespeichert? In der Regel nicht länger als nötig.
• Rechte der betroffenen Personen: Informationen darüber, wie Gäste ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch wahrnehmen können.

2. Buchungs- und Zahlungsdaten

Stellen Sie sicher, dass alle Buchungs- und Zahlungsdaten sicher verarbeitet werden. Dies gilt sowohl für die Online-Buchungssysteme als auch für manuelle Buchungen. Verwenden Sie sichere Zahlungsmethoden und verschlüsselte Verbindungen (SSL/TLS), um die Daten Ihrer Gäste zu schützen.

3. Datenminimierung

Erheben Sie nur die Daten, die für die Buchung und den Aufenthalt wirklich notwendig sind. Vermeiden Sie es, unnötige oder sensible Daten zu sammeln, es sei denn, sie sind für den Service erforderlich.

4. Sicherheit der Daten

Gewährleisten Sie, dass die personenbezogenen Daten sicher aufbewahrt werden, sowohl digital als auch physisch. Verwenden Sie sichere Passwörter, verschlüsselte Systeme und sorgen Sie für regelmäßige Backups. Vermeiden Sie es, unverschlüsselte Daten per E-Mail zu versenden.

5. Mitarbeiterschulung

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in Datenschutzfragen. Sie sollten wissen, wie sie mit personenbezogenen Daten umgehen müssen und wie sie die Sicherheit dieser Daten gewährleisten können.

6. Auftragsverarbeitung

Wenn Sie Drittanbieter für bestimmte Dienste wie Buchungsportale oder Zahlungsabwicklungen verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass diese Anbieter ebenfalls DSGVO-konform arbeiten. Schließen Sie gegebenenfalls einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab, um die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu erfüllen.

7. Rechte der Gäste

Gäste haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten zu prüfen, zu berichtigen oder zu löschen. Sie müssen in der Datenschutzerklärung angeben, wie Gäste diese Rechte ausüben können (z.B. durch Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon).

8. Aufbewahrung von Daten

Speichern Sie personenbezogene Daten nicht länger als notwendig. Wenn die Daten nicht mehr benötigt werden, müssen sie sicher gelöscht werden.